ارزیابی کار و زمان، از جمله مواردی است که می تواند در مدیریت منابع و بودجه به سازمان ها و کسب و کارهای جدید کمک کند. به بیان دیگر، این نوع ارزیابی به صاحبان مشاغل کمک می کند تا دید واضح تری نسبت به میزان زمان، بودجه و نیروی انسانی صرف شده جهت انجام یک پروژه داشته باشند و در صورت وجود مغایرت با اصول اولیه کار، تغییرات لازم را در روند انجام پروژه اعمال نمایند. با توجه به اهمیت این موضوع، در این مطلب به بررسی نقش ردیابی زمان در ارزیابی عملکرد کارکنان خواهیم پرداخت.

ارتباط بین ارزیابی زمان و عملکرد افراد سازمان ها

ابتدا بیایید نگاهی به ارتباط موجود بین ارزیابی کار و زمان و عملکرد افراد در سازمان ها بیاندازیم. یک نکته مهم در مورد ارتباط عملکرد افراد شرکت و ارزیابی زمان این است که می توان بر اساس داده های مربوط به ارزیابی زمان، اطلاعات جامعی در مورد عادات کاری، میزان بهره وری و عملکرد کلی هر کارمند به دست آورد. با کنار هم قرار دادن این اطلاعات می توان به درک عمیق تری در مورد نقاط ضعف و قوت کارکنان، زمینه های پیشرفت و بهبود عملکرد و چگونگی آماده سازی کارمندان جهت دستیابی به اهداف والا تر دست یافت.

به عنوان مثال، نتایج ارزیابی کار و زمان برای کارکنان یک شرکت نشان می دهد که کارمند شماره یک، برای انجام یک کار مشخص زمان زیادی را صرف می کند و در مقابل، کارمند شماره دو همان کار را زود تر از موعد مقرر تکمیل می کند. نتایج این بررسی برای کارمند شماره یک می تواند نشان دهنده این باشد که کارمند شماره یک در این زمینه به تمرکز، آموزش و حمایت بیشتری نیاز دارد. در مقابل، از بررسی نتایج کارمند شماره دو می توان این نتیجه را گرفت که این شخص برای انجام وظایف چالش برانگیز و خاص مناسب تر خواهد بود. برخی از معیار های عملکرد که در بررسی نتایج ارزیابی زمان مشخص می شوند عبارت اند از:

• زمان صرف شده برای انجام وظایف خاص
• زمان صرف شده برای پروژه ها
• زمان صرف شده برای فعالیت های غیر مرتبط با کار
• زمان صرف شده جهت شرکت در جلسات کاری
• زمان صرف شده برای شرکت در کلاس های آموزشی

مزایای استفاده از استراتژی ارزیابی کار و زمان در سازمان ها

همان طور که پیش از این نیز اشاره کردیم، ارزیابی کار و زمان برای سازمان ها و شرکت ها بسیار حائز اهمیت است و می تواند مزایای بسیاری برای کسب و کارها داشته باشد که در ادامه به بیان برخی از این مزایا خواهیم پرداخت.

• بهبود عملکرد و افزایش بهره وری

بر طبق نتایج بررسی های صورت گرفته توسط سازمان Statista از سال 2018 تا 2020 میلادی، استفاده از نرم افزار های ارزیابی زمان در شرکت ها موجب شده است تا میزان بهره وری و عملکرد کارکنان به میزان قابل توجهی افزایش یابد. داده های ارزیابی زمان کارکنان به مدیران شرکت ها این امکان را می دهد تا زمینه های موجود جهت بهینه سازی حجم کاری کارکنان را شناسایی کنند و راهکار هایی در جهت بهبود وضعیت کاری افراد گروه ارائه دهند.

• افزایش میزان مسئولیت پذیری کارکنان

ارزیابی زمان می تواند نقش مهمی در افزایش میزان مسئولیت پذیری کارمندان و دستیابی به استاندارد های عملکردی سازمان ها داشته باشد. میزان مسئولیت پذیری کارکنان یک شرکت، ارتباط مستقیمی با بهبود عملکرد و تقویت حس مالکیت و موفقیت آن ها دارد. علاوه بر این می تواند به مدیران شرکت ها در شناسایی مسائل و موقعیت های بالقوه و ارزیابی دقیق تر عملکرد کارکنان کمک کند.

• شناخت دقیق تر توانایی های کارمندان

ارزیابی زمان به مدیران سازمان ها این امکان را می دهد که با بررسی دقیق عملکرد هر یک از کارمندان، توانمندی ها و برتری ها و حتی نقاط ضعف هر کدام از کارکنان در بخش های مختلف را شناسایی کنند. این امر به پیشبرد بهتر اهداف سازمان در کنار اهداف شخصی کارمندان کمک می کند و فرآیند مدیریت عملکرد شرکت را انسجام می بخشد.

• افزایش میزان رضایت کارکنان

ارزیابی کار و زمان می تواند با بهبود میزان مسئولیت پذیری کارکنان و شفافیت در محل کار، موجب افزایش رضایت کارکنان از شغل و جایگاه خود شود. نتایج ارزیابی زمان به کارمندان کمک می کند تا درک بهتری از حجم کاری خود داشته باشند و با افزایش میزان تعهد و تمرکز خود بر امور کاری، زمان خود را مدیریت نمایند. این امر می تواند موجب ایجاد یک حس غرور و موفقیت در کارکنان شود که نتیجه آن نیز، افزایش میزان رضایت آن ها از شغل خود خواهد بود.

• افزایش انگیزه و میزان مشارکت کارمندان

ارزیابی زمان بر میزان انگیزه و مشارکت کارکنان نیز بسیار موثر است به طوری که با افزایش میزان شفافیت و ارتباطات بین کارمندان، موجب تقویت اعتماد متقابل بین افراد درگیر در پروژه می شود. علاوه بر این، ایجاد فرهنگ مسئولیت پذیری در بین کارمندان، احتمال این که تلاش بیشتری برای رسیدن به اهداف مشترک سازمانی کنند نیز افزایش می یابد. از سوی دیگر، مدیران نیز می توانند نیروی کار متعهد را شناسایی کرده و ارتقا دهند.

جمع بندی

ارزیابی کار و زمان می تواند نقش بسیار مهمی در ارزیابی عملکرد کارکنان یک سازمان داشته باشد. این ارزیابی با ارائه یک سری داده های عینی در مورد عادات کاری افراد و نقاط قوت و ضعف آن ها، به مدیران شرکت ها این اجازه را می دهد تا راهکار های موثری در راستای افزایش بهره وری و بهبود کارکرد افراد گروه خود ارائه و اجرایی نمایند. علاوه بر این، با ترویج شفافیت در عملکرد و افزایش میزان مسئولیت پذیری و مالکیت کارکنان، افراد گروه را به مشارکت بیشتر در راستای دستیابی به اهداف سازمانی و شخصی، ترغیب می کند.